Renforcement des systèmes de suivi, d'évaluation et d'apprentissage (MEL) de BRAC International: D'un diagnostic unique à une transformation à l'échelle de l'organisation

Type(s) de services RFE : Diagnostic MEL, Assistance technique
Partenaire(s) principal(aux) : BRAC international
Chronologie: 2019-2021
Description en une phrase: L'unité Right-Fit Evidence Unit (RFE) de l'IPA s'est associée à BRAC International pour effectuer un diagnostic de leurs pratiques de suivi, d'évaluation et d'apprentissage (MEL). Ce qui a commencé comme un diagnostic unique d'un vaste programme agricole au Libéria s'est transformé en un effort à l'échelle de l'organisation pour améliorer l'amélioration continue de la conception et de la mise en œuvre du programme.

Le projet

Le BRAC est souvent considéré comme la plus grande organisation non gouvernementale au monde. Sa branche internationale, BRAC International, opère dans 10 pays et des dizaines de projets dans les domaines de l'éducation, de la santé, de la lutte contre la pauvreté et de l'aide humanitaire. L'organisation est largement reconnue comme un pionnier dans le développement de programmes fondés sur des données probantes. Par exemple, l'approche bien connue Ultra-Poor Graduation (UPG) et le programme Empowerment and Livelihood for Adolescent (ELA) ont vu le jour au BRAC et sont le produit d'efforts délibérés qui placent l'utilisation itérative des données probantes au cœur du développement du programme. Cependant, comme de nombreuses grandes organisations diverses ayant une culture d'utilisation des données probantes, le BRAC est confronté au défi de s'assurer que les données sont collectées de manière crédible et utilisées efficacement à tous les niveaux, non seulement à des fins de responsabilisation, mais aussi pour éclairer l'apprentissage réel. En conséquence, BRAC International avait pour objectif de renforcer ses mécanismes de suivi et d'évaluation pour s'assurer qu'ils permettent une amélioration, à la fois sur la conception du programme et sur la mise en œuvre du programme.

L'engagement

BRAC International a contacté l'unité Right-Fit Evidence (RFE) de l'IPA pour mener une évaluation approfondie de son suivi et de son évaluation existants sur un grand projet agricole au Libéria. L'évaluation impliquait d'examiner les directives et les procédures MEL, et d'analyser comment les données étaient collectées et si et comment elles étaient utilisées. Ce diagnostic participatif a produit une liste d'améliorations « à effet rapide » que le projet et les équipes MEL au Libéria pourraient rapidement mettre en œuvre pour renforcer la qualité et l'utilisation des données. Des exemples de ces améliorations comprenaient des modifications des instruments d'enquête, des mécanismes de contrôle de la qualité spécifiques et le renforcement des routines autour de l'utilisation des données.

Dans la deuxième phase, l'engagement a été étendu pour fournir une assistance technique pour mettre en œuvre les recommandations proposées et transformer le projet du Libéria en un « exemple » des dernières pratiques MEL dont l'ensemble de l'organisation pourrait apprendre. Ce processus a duré 10 mois et comprenait l'encadrement des équipes de S&E et de projet sur la collecte des commentaires des bénéficiaires, l'échantillonnage et les contrôles de qualité, l'utilisation des données et les approches pour permettre l'apprentissage continu du programme, entre autres sujets. Au cours de ce processus, l'équipe RFE s'est largement engagée avec l'équipe de BRAC Liberia, mais aussi avec les principales parties prenantes de BRAC International aux niveaux régional et mondial pour assurer une large visibilité et appropriation des leçons apprises. L'équipe RFE a également examiné et proposé des amendements aux protocoles MEL de BRAC International, qui ont été testés sur le projet Libéria, affinés, puis officiellement adoptés pour l'ensemble de l'organisation.

L'engagement de RFE s'est ensuite étendu à une troisième phase pour évaluer les pratiques MEL de BRAC International en tant qu'organisation, plutôt que dans le contexte d'un projet spécifique. L'équipe RFE a mené trois autres diagnostics MEL plus légers sur différents projets et des entretiens approfondis avec diverses parties prenantes, y compris le personnel des départements de gestion, de S&E, de recherche, des opérations de programme et de collecte de fonds. RFE a également effectué une analyse des besoins et des capacités technologiques liés à la MEL de BRAC International et d'organisations homologues. Enfin, l'équipe a animé une série d'ateliers où les dirigeants de BRAC International ont élaboré un plan d'action concret pour des améliorations au niveau du système sur les aspects fondamentaux de la MEL à BRAC International (par exemple, les programmes d'apprentissage, l'approche des évaluations, les pratiques budgétaires, les capacités, les structures de dotation, interactions avec la collecte de fonds, etc.) et sélectionné les solutions technologiques les mieux adaptées pour permettre certaines de ces améliorations grâce à la numérisation MEL.

Les Résultats

Fin 2020, BRAC International avait mis en œuvre de nombreuses améliorations tangibles de ses systèmes et routines MEL. BRAC International a officiellement mis à jour ses procédures opérationnelles standard MEL pour refléter les meilleures pratiques et a lancé les procédures mises à jour pour tous les programmes et les équipes de S&E, ce qui a conduit à des pratiques MEL plus solides dans toute l'organisation.

À la mi-2021, la feuille de route de renforcement et de numérisation de la MEL a été adoptée par la haute direction de BRAC International. Cette feuille de route informera le renforcement continu de l'organisation de ses systèmes et pratiques MEL au cours des années à venir. Nous espérons que cet engagement contribuera de manière significative à l'amélioration de la qualité du programme en facilitant la prise de décision basée sur les données. À long terme, les connaissances et l'apprentissage générés par un meilleur suivi et évaluation soutiendront le développement de programmes plus novateurs tels que l'obtention du diplôme et l'autonomisation des ultra-pauvres et les moyens de subsistance des adolescents, bénéficiant en fin de compte aux pauvres touchés par les opérations de BRAC International et au-delà.