Les données administratives désignent les données recueillies pour l'administration des programmes. Il doit être systématiquement collecté, stocké et utilisé pour le fonctionnement du programme et les décisions de gestion. Alors que les données administratives sont conçues pour suivre la mise en œuvre d'un programme, principalement les activités et les dépenses du projet, elles peuvent également inclure des indicateurs sur les résultats du programme. Des exemples de données administratives comprennent les dossiers scolaires, les informations sur les clients des institutions financières et les dossiers hospitaliers des visites de patients et des résultats de santé. D'autres exemples incluent les informations détenues par les agences gouvernementales, telles que les déclarations de revenus et les demandes d'assurance-maladie.

Le principe de responsabilité CART nous dit que les organisations doivent trouver le juste équilibre entre la collecte de suffisamment de données nécessaires pour obtenir des informations crédibles et exploitables sur un programme, et les coûts associés. Les données administratives, en raison de leur faible coût et de leur précision, peuvent être une partie importante d'une stratégie de collecte de données, utiles à la fois pour le suivi et l'évaluation.

Les avantages de l'utilisation de données administratives comprennent des économies de temps et d'argent, ainsi que la possibilité d'obtenir des données précises et un échantillon de grande taille à faible coût. Étant donné que les données administratives sont déjà collectées, elles peuvent réduire ou éliminer la nécessité de collecter des données par le biais d'activités de surveillance ou d'enquêtes supplémentaires. Et parce qu'elles existent déjà dans le système d'information de gestion et sont généralement mises à jour régulièrement, l'intégration de données administratives dans vos activités de suivi peut permettre une réponse plus rapide aux problèmes de mise en œuvre ou une analyse plus rapide des indicateurs clés.

Le contenu des données administratives présente d'autres avantages potentiels. Étant donné que les données administratives couvrent généralement l'ensemble de la population des bénéficiaires, elles impliquent un échantillon de grande taille. Et en réduisant la probabilité de biais de désirabilité sociale, de mauvais rappel et d'autres problèmes de qualité des données, les données administratives peuvent être plus précises que les données d'enquête autodéclarées.

Bien que les données administratives présentent de nombreux avantages, il est plus important de s'assurer qu'elles sont exactes et fiables que leur faible prix. Rappelez-vous le principe de responsabilité selon lequel toutes les données ont des coûts, qui met l'accent sur l'équilibre entre la qualité des données, l'actionnabilité et les ressources dépensées pour les collecter. Dans cet article, nous discutons des compromis associés à l'utilisation de données administratives pour le S&E. Nous fournissons également une liste de contrôle pour les organisations intéressées à utiliser des données administratives ; Bien que la liste de contrôle soit plus pertinente lors de la collecte de données administratives auprès d'un partenaire ou d'un tiers, elle s'applique également lors de la collecte de données administratives au sein de votre propre organisation.