Résumé du poste

Le coordonnateur du bureau jouera un rôle crucial pour assurer le bon fonctionnement du bureau d'IPA Mexique. Ce poste sera responsable de la gestion des opérations quotidiennes du bureau. Le candidat idéal servira également de point focal en matière de sécurité, soutiendra les ressources humaines et les processus d'approvisionnement et veillera à ce que le bureau fonctionne de manière efficiente et efficace pour soutenir notre mission. De plus, le coordonnateur du bureau sera chargé d'assurer le respect des politiques et procédures mondiales de l'IPA, ainsi que le respect des réglementations mexicaines.

Responsabilités

• Gestion des opérations: Superviser les opérations quotidiennes du bureau, en garantissant l'excellence et l'efficacité opérationnelles. Les responsabilités comprennent la gestion des installations, le contrôle des stocks et la garantie que le bureau est équipé des fournitures et de l'équipement nécessaires. 

• Soutien aux ressources humaines : Aider à diverses fonctions RH, y compris le soutien au recrutement, l'intégration des nouveaux employés, la tenue des dossiers des employés et la coordination des programmes de formation et de développement du personnel. 

• Soutien administratif: Fournir un soutien administratif à l'équipe, y compris la planification des réunions, l'organisation d'événements, la gestion de la correspondance et d'autres tâches administratives selon les besoins. 

• Soutien à l'approvisionnement : Soutenir le processus d'approvisionnement en aidant à la sélection des fournisseurs, à l'achat de biens et de services et en garantissant le respect des politiques d'approvisionnement de l'IPA. 

• Gestion de la conformité: Veiller à ce que les opérations du bureau soient conformes aux politiques et procédures mondiales de l'IPA et aux réglementations mexicaines. Cela implique des examens réguliers des normes de conformité, la réalisation d'audits internes et la mise en œuvre des ajustements nécessaires aux pratiques de bureau. 

• Gestion de la sécurité: Agir en tant que point focal de sécurité pour le bureau, en assurant la sûreté et la sécurité du personnel et des biens. Cela comprend la mise en œuvre de politiques de sécurité, la réalisation d'évaluations des risques et la coordination avec notre bureau mondial.

Qualification

Requis

L'Education: Baccalauréat en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe. Expérience : Au moins 3 ans d'expérience dans la gestion de bureau, les opérations ou dans un domaine connexe, avec un fort accent sur la conformité et le respect de la réglementation. 

Compétences: 

• Excellentes capacités organisationnelles et multitâches. 

• Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles. 

• Maîtrise de Microsoft Office et des logiciels de gestion bureautique. 

• Connaissance des réglementations mexicaines et des normes de conformité internationales.

• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe. 

• Compétences en résolution de problèmes et capacité de penser de manière critique. 

• Maîtrise de l'espagnol et maîtrise de l'anglais. 

• Compréhension des fonctions RH, des processus d'approvisionnement et des principes de sécurité. 

• Capacité avérée à gérer la conformité dans un contexte organisationnel. 

• Flexibilité pour s'adapter aux priorités changeantes et capacité de travailler dans des délais serrés.

Preferred

• Une expérience de travail dans une organisation à but non lucratif ou internationale est préférable.

Rapports à

Directeur de pays

Date de début souhaitée

Dès que possible

Localisation

Mexico City

Manuel d'instructions

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À propos de l'IPA 

Innovations for Poverty Action (IPA) est une organisation à but non lucratif de recherche et de politique qui découvre et promeut des solutions efficaces aux problèmes de pauvreté dans le monde. IPA rassemble des chercheurs et des décideurs pour concevoir, évaluer rigoureusement et affiner ces solutions et leurs applications, en veillant à ce que les preuves créées soient utilisées pour améliorer la vie des pauvres dans le monde. Au cours des dernières décennies, des milliers de milliards de dollars ont été dépensés pour des programmes conçus pour réduire la pauvreté dans le monde, mais les preuves claires de la réussite des programmes sont rares, et lorsque les preuves existent, les décideurs ne le savent souvent pas. L'IPA existe pour rassembler des chercheurs de pointe et ces décideurs afin de garantir que les preuves que nous créons ont un impact tangible sur le monde. Depuis sa création en 2002, l'IPA a travaillé avec plus de 600 universitaires de premier plan pour mener plus de 900 évaluations dans 52 pays. Cette recherche a informé des centaines de programmes réussis qui ont maintenant un impact sur des millions de personnes dans le monde. 

L'engagement de l'IPA envers la diversité, l'équité et l'inclusion (DEI) 

En tant qu'organisation, l'IPA se consacre à l'amélioration de la vie des populations les plus vulnérables du monde grâce à des preuves et des politiques. Nous reconnaissons également à quel point il est important pour notre personnel de refléter la diversité des lieux où nous travaillons et des communautés avec lesquelles nous travaillons. En tant que tel, IPA s'engage à embaucher à partir d'un bassin diversifié de candidats, issus d'une gamme d'horizons, de croyances, d'expériences et de perspectives. Nous savons que cela rend notre travail plus fort et plus réactif aux défis auxquels sont confrontés ceux avec qui et pour qui nous travaillons et nous encourageons les personnes issues de groupes historiquement sous-représentés à postuler. Cliquez sur ici pour en savoir plus sur l'engagement de l'IPA en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion.

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Innovations for Poverty Action est un employeur d'action positive et d'égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront considérés pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'origine nationale, de handicap, de statut d'ancien combattant protégé ou de toute autre classe protégée. L'IPA s'efforcera d'apporter un aménagement raisonnable à un candidat qualifié handicapé, à moins que l'aménagement n'impose une contrainte excessive au fonctionnement de notre entreprise. Si vous pensez avoir besoin d'une telle assistance pour remplir ce formulaire ou pour participer à un entretien, veuillez nous contacter à jobs@poverty-action.org ou par téléphone au 1-202-386-6200. Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail à effectuer par le poste spécifié. Les déclarations ne sont pas destinées à être une liste exhaustive de toutes les fonctions, tâches et responsabilités possibles. La direction se réserve le droit de modifier et de changer les responsabilités pour répondre aux besoins organisationnels si nécessaire. Veuillez noter que l'IPA ne demandera jamais aucune forme de paiement à un candidat. Les candidats sont encouragés à confirmer les informations énumérées ci-dessus auprès de l'IPA avant de divulguer des informations personnelles détaillées à l'organisation. Veuillez adresser vos questions à jobs@poverty-action.org. Veuillez noter que seuls les candidats qualifiés seront contactés par le responsable du recrutement.